От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом
Заявка на запчасти для спецтехники: образец, как составить, чтобы снабжение не переспрашивало
«Нужен фильтр на экскаватор, срочно» — и дальше неделя переписки: какой экскаватор, какой фильтр, какой год выпуска, нужен каталожный номер. Машина всё это время стоит. Проблема почти никогда не в снабжении: заявка приходит без данных, по которым можно купить деталь. В статье — почему заявки возвращают, что обязательно должно быть в бланке, образец заполненной заявки, как работает срочность A/B/C, маршрут согласования и восемь ошибок, из-за которых одна деталь едет неделю.
Заявка на запчасти в Excel — скачать бесплатно
Готовый бланк: шапка с заявителем, сроком и адресом доставки, таблица позиций с каталожным номером, количеством и суммой формулой, срочность A/B/C и основание из выпадающих списков, статус движения заявки, итог и разбивка по срочности, маршрут согласования и подписи. Позиция без каталожного номера подсвечивается красным — именно из-за неё заявки чаще всего возвращают.
Скачать заявку на запчасти .xlsx Все шаблоны: график ППР, бортовой журнал, дефектная ведомостьПочему заявки на запчасти возвращают
Механик отправляет в снабжение сообщение: «нужен фильтр на экскаватор, срочно». Через день приходит ответ: какой экскаватор, какой фильтр — масляный или топливный, какой у машины год выпуска. Ещё через день выясняется, что нужен каталожный номер, потому что под эту модель идут три разных фильтра. К моменту, когда заявка наконец превращается в заказ, проходит неделя, а машина всё это время стоит.
Проблема почти никогда не в снабжении. Проблема в том, что заявка приходит без данных, по которым можно купить деталь. Снабженец не знает вашу технику так, как знаете её вы: для него «фильтр на экскаватор» — это не запрос, а начало переписки.
Три причины закрывают примерно все возвраты:
- Нет каталожного номера. Главная причина. По наименованию поставщик найдёт три похожие детали, и приедет не та. Замена по гарантии — ещё неделя.
- Нет идентификации машины. Модель, год выпуска, VIN. Одна и та же модель разных лет выпуска нередко идёт с разными деталями, и без VIN каталог не даёт однозначного ответа.
- Нет срочности и основания. Если всё «срочно», снабжение расставляет приоритеты само — и почти всегда не так, как нужно вам. А без основания (ТО, дефект, ремонт, запас) невозможно объяснить финансовому контролю, зачем эти деньги.
К этому добавляется четвёртая причина, о которой вспоминают реже: нет контакта заявителя и нет требуемого срока. Снабженец, у которого возник вопрос по позиции, должен знать, кому звонить прямо сейчас, а не искать по цепочке.
Структура заявки: что должно быть в бланке
Хорошая заявка — это та, по которой снабжение ничего не переспрашивает. Она состоит из шапки, таблицы позиций и подписей.
Шапка
- Организация и подразделение или участок
- Номер и дата заявки
- Заявитель: ФИО, должность и контакт
- Требуемый срок поставки
- Адрес и место доставки — база, склад, объект
- Согласующий
Таблица позиций
Каждая позиция — одна строка. Минимальный набор колонок, без которого заявка не работает:
| Колонка | Что писать | Зачем нужна |
|---|---|---|
| Машина (ID, модель) | Внутренний номер и модель: «Э-3 Komatsu PC200-8» | Чтобы деталь нельзя было заказать не на ту машину |
| Наработка | Моточасы или километры на дату заявки | Показывает, плановая это замена или преждевременный отказ |
| Узел / система | Двигатель, гидросистема, ходовая, тормозная и так далее | Группировка при закупке и понимание, что именно ремонтируется |
| Каталожный номер | Номер по каталогу производителя, найденный по VIN | Главное поле: без него приедет не та деталь |
| Наименование | Понятное название: «фильтр топливный основной» | Контроль того, что по номеру нашли именно то, что нужно |
| Единица и количество | Штуки, комплекты, литры, килограммы | Комплект и штука — частая причина недопоставки |
| Цена и сумма | Ориентировочная цена, сумма считается формулой | Без суммы нельзя согласовать бюджет |
| Срочность | A, B или C | Разделяет «машина стоит» и «плановая замена через месяц» |
| Основание | ТО плановое, дефект, ремонт, складской запас, сезонная подготовка | Объясняет финансовому контролю, откуда взялась потребность |
| Статус | Черновик, на согласовании, согласовано, в закупке, получено, отказано | По нему видно, что ещё в пути, а что уже на складе |
Срочность A, B, C — как её ставить
Срочность работает только тогда, когда её не ставят всему подряд. Если в заявке из двенадцати позиций одиннадцать помечены буквой A, приоритет обнуляется, и снабжение снова расставляет его само.
| Срочность | Когда ставить | Ожидаемый срок |
|---|---|---|
| A | Машина стоит или работать на ней опасно: отказ тормозов, течь топлива, разрушенный узел | Сегодня-завтра, допустима переплата за срочную доставку |
| B | Машина работает, но с ограничением, или подходит срок планового ТО | До двух недель, обычная закупка |
| C | Складской запас, плановая замена в следующем ТО, расходники впрок | При очередной закупке, без спешки |
Практическое правило: доля позиций A в заявке не должна превышать примерно треть. Если превышает регулярно — это уже не проблема заявок, а сигнал о состоянии парка, и лечится он графиком ППР, а не срочными закупками.
Образец заполненной заявки
Так выглядит заявка на пять позиций по четырём машинам. Цены условные — подставьте свои.
| № | Машина | Наработка | Узел | Каталожный № | Наименование | Кол-во | Сумма | Срочн. | Основание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Э-3 Komatsu PC200-8 | 6 420 м/ч | Гидросистема | 707-99-58090 | Ремкомплект гидроцилиндра стрелы | 1 компл. | 14 800 | A | Дефект |
| 2 | Э-3 Komatsu PC200-8 | 6 420 м/ч | Двигатель | 600-311-3750 | Фильтр топливный основной | 2 шт. | 3 700 | B | ТО плановое |
| 3 | С-7 КамАЗ 65115 | 148 500 км | Тормозная система | 5320-3514010 | Кран тормозной двухсекционный | 1 шт. | 9 400 | A | Дефект |
| 4 | Т-2 МТЗ-82.1 | 3 145 м/ч | Двигатель | 240-1017040-А | Фильтр масляный Д-243 | 4 шт. | 2 480 | C | Складской запас |
| 5 | П-5 Foton FL936F | 2 760 м/ч | Рабочее оборудование | 29170022881 | Кромка режущая ковша | 1 шт. | 21 600 | B | Ремонт |
Итого по примеру: 51 980 рублей, из них срочность A — 24 200 рублей на две позиции. Именно эту разбивку руководитель читает первой: видно и полную сумму, и ту часть, без которой две машины продолжат стоять. Заявку общей суммой без разбивки согласуют заметно хуже.
Сравните формулировки позиций. Годится: «600-311-3750, фильтр топливный основной, 2 шт., Komatsu PC200-8, наработка 6420 м/ч». Не годится: «фильтр на экскаватор, срочно, 2 штуки». По второй строке снабжение не может ни найти деталь, ни объяснить закупку, ни принять её на складе.
В «Бортовом» заявка на запчасти рождается из сообщения в чате машины: механик говорит о находке голосом или текстом прямо у техники, и запись сохраняется с датой, автором и наработкой на момент обнаружения. Машину и наработку не нужно вписывать руками — они уже известны, потому что разговор идёт в чате конкретной единицы техники.
Из накопленных записей собирается заявка на ТМЦ для снабжения или для 1С — с выгрузкой в Excel и PDF. Позиция при этом не теряет источник: видно, из какого дефекта она выросла, кто его нашёл и когда.
Маршрут согласования
Заявка почти никогда не идёт напрямую от механика к поставщику. Понимание маршрута экономит дни: видно, на каком шаге документ стоит и кого спрашивать.
| Шаг | Кто | Что делает и что проверяет |
|---|---|---|
| 1. Составление | Механик или инженер участка | Заполняет позиции, ставит срочность и основание, прикладывает дефектную ведомость |
| 2. Технический контроль | Главный инженер | Проверяет, что позиция действительно нужна и каталожный номер соответствует машине |
| 3. Снабжение | Отдел снабжения | Ищет поставщика, уточняет цену и срок, переводит статус в «В закупке» |
| 4. Финансовое согласование | Руководитель или финконтроль | Согласует сумму. Позиции срочности A обычно проходят отдельно и быстрее |
| 5. Приёмка | Кладовщик и заявитель | Принимает по накладной, сверяет каталожные номера, ставит статус «Получено» |
Шаг приёмки пропускают чаще всего, а зря: именно на нём обнаруживается, что приехал аналог вместо оригинала или три штуки вместо комплекта. Сверять надо по каталожному номеру, а не по названию в накладной.
Как связать заявку с дефектной ведомостью и графиком ППР
Заявка не должна быть первым документом, в котором появляется потребность. У неё всегда есть источник, и от того, какой это источник, зависит и срочность, и обоснование.
- Из дефектной ведомости. Позиции с решением «замена» превращаются в строки заявки почти напрямую: узел, наименование, количество уже есть. Ведомость прикладывается к заявке как обоснование — с ней финансовое согласование проходит заметно легче. Как её составить, разобрано в статье о дефектной ведомости.
- Из графика ППР. Плановые ТО на ближайший месяц дают предсказуемый список расходников: фильтры, масла, ремни. Их берут заранее и с срочностью C, а не в день ТО с переплатой за доставку. Как построить график — в статье «График ППР с нуля», а интервалы под классы техники — в периодичности ТО.
- Из акта приёма-передачи. Всё, что при передаче отмечено как «неисправно», должно попасть либо в дефектную ведомость, либо сразу в заявку. Подробности — в статье об акте приёма-передачи.
Практический приём: собирайте плановые позиции и позиции по дефектам в одну заявку раз в неделю, а не отправляйте по одной детали каждый день. Одна закупка вместо пяти — это одна доставка вместо пяти и один цикл согласования вместо пяти.
Как составить заявку: порядок действий
- Соберите потребность из источников — дефектная ведомость, план ТО на месяц, замечания из актов передачи. Не пишите заявку по памяти: половина мелких позиций так и остаётся в голове.
- Определите машину точно. Внутренний ID и модель. Если позиций по одной машине несколько — ставьте их подряд, снабжению удобнее заказывать одним лотом.
- Найдите каталожные номера по VIN, а не по памяти и не по названию из прошлой накладной. Пять минут в каталоге экономят неделю переписки и возврат не той детали.
- Укажите наработку. Она отвечает на вопрос, износ это по сроку или преждевременный отказ, — и в первом случае вопросов к заявке почти не бывает.
- Проставьте количество и единицу. Комплект и штука — разные вещи; ремкомплект из четырёх манжет, заказанный как «4 шт.», приедет четырьмя комплектами.
- Поставьте ориентировочную цену. Снабжение её уточнит, но без цены заявку нельзя согласовать по сумме, и она зависнет на шаге финансового контроля.
- Расставьте срочность и основание. Честно: A только там, где машина стоит. Основание — из закрытого списка, чтобы потом можно было посчитать, сколько денег уходит на плановое, а сколько на аварийное.
- Проверьте итог и разбивку по срочности. Это первое, что прочитает руководитель.
- Приложите обоснование — дефектную ведомость или ссылку на плановое ТО. Заявка с приложением согласуется быстрее заявки без него.
- Ведите статус до приёмки и на приёмке сверяйте каталожные номера с накладной. Заявка закрывается статусом «Получено», а не отправкой.
Типичные ошибки
1. Нет каталожного номера
Главная ошибка, из-за которой возвращают заявки. «Фильтр масляный на МТЗ» — это не заказ: под трактор идёт несколько вариантов, зависящих от двигателя и года. Номер ищется по VIN в каталоге за пять минут, а его отсутствие стоит недели.
2. Не указана машина или указана расплывчато
«На экскаватор» при трёх экскаваторах в парке — гарантированный уточняющий звонок. Внутренний ID плюс модель снимают вопрос полностью.
3. Всё срочно
Когда буква A стоит у каждой позиции, приоритет перестаёт что-либо значить, и снабжение расставляет его по своему усмотрению. В следующий раз реально срочная позиция уже не воспринимается всерьёз.
4. Нет срока и контакта заявителя
Снабженец, у которого возник вопрос по позиции, тратит день на поиск того, кто её написал. Строка с телефоном в шапке экономит этот день.
5. Заявка без основания
«Нужно» — не основание. Ссылка на дефектную ведомость или на плановое ТО превращает разговор о деньгах из спора в согласование. Заодно потом видно, какая доля бюджета уходит на плановое, а какая на аварийное.
6. Каждая деталь отдельной заявкой
Пять заявок за неделю — это пять циклов согласования, пять доставок и пятикратная нагрузка на снабжение. Собирайте потребность и отправляйте пакетом, оставляя отдельные заявки только для настоящего приоритета A.
7. Не ведётся статус
Заявку отправили и забыли. Через две недели никто не знает, согласована она, в закупке или потерялась. Колонка статуса стоит одного клика, а закрывает половину вопросов «а где мои фильтры».
8. Не сверяют приёмку с заявкой
Приняли по накладной, не глядя на каталожные номера. Аналог вместо оригинала, три штуки вместо комплекта — всё это обнаруживается в момент установки, когда предъявлять поставщику уже поздно.
Как это устроено в «Бортовом»
Сложность заявки не в бланке, а в сборе содержания. Обычно потребность собирают в один день перед закупкой, вспоминая, что за месяц замечали механики. Часть мелких позиций теряется, часть описана по памяти без номеров, и цикл уточнений начинается заново.
В приложении «Бортовой» потребность в запчасти появляется тогда же, когда появляется дефект: механик говорит о находке в чат машины — голосом или текстом, — и запись сохраняется с датой, автором и наработкой. Машину указывать не нужно: разговор идёт в чате конкретной единицы техники, поэтому и модель, и текущая наработка уже известны.
Из накопленных записей собирается заявка на ТМЦ — единый список позиций, который выгружается в Excel или PDF для снабжения либо для загрузки в 1С. Позиция при этом сохраняет источник: видно, из какого дефекта она выросла, кто его нашёл и на какой наработке. Это тот самый контекст, который обычно теряется между чатом механика и таблицей снабженца.
Что дальше
Заявка — конец цепочки, которая начинается раньше. Чтобы в ней было меньше позиций срочности A, работает плановый контур: график ППР, правильные интервалы ТО и сезонное обслуживание, при котором расходники закупаются заранее и без переплаты. Порядок составления и согласования заявок стоит закрепить разделом в положении о ТО и ППР. Учёт наработки, от которой считаются плановые замены, ведётся в бортовом журнале и в журнале ЭСМ-6. Готовые бланки — в разделе шаблонов, термины — в словаре ТОиР.