Шаблоны для учёта спецтехники: график ППР, бортовой журнал, журнал моточасов — бесплатно, Excel

Для инженера сервиса и механика парка от 5 единиц

Основной файл: план технического обслуживания на 12 месяцев, который пересчитывается сам. Вы вносите наработку и дату последнего ТО — таблица показывает, когда подойдёт следующее и что уже просрочено.

• Парк — карточки машин: ID, марка, год, VIN, госномер, текущая наработка, дата и тип последнего ТО, условия эксплуатации, интервалы ТО-1/ТО-2/ТО-3. Класс техники выбирается из списка и подтягивает интервалы.
• График — 12 месяцев вперёд. Дата следующего ТО — формула от последнего ТО и интервала, окно допуска ±10%, статус подсвечивается: план, просрочено, выполнено.
• Журнал работ — дата, машина, тип события, моточасы, работы, запчасти, стоимость, исполнитель, простой в часах, приоритет A/B/C.
• Отчёт руководству — доля плановых ремонтов против реактивных, доступность парка, число просроченных ТО. Считается формулами из журнала.
• Как пользоваться — порядок заполнения по шагам.

Как построить график с нуля и не сорвать его через три месяца — в статье «График ППР спецтехники с нуля».

Для оператора, механика и мастера — на любую единицу техники

Журнал на одну машину: паспорт, ежедневные листы за смену и история ТО и ремонтов. Подходит, когда парк разнородный и заводить отдельный бланк на каждый тип не хочется.

• Паспорт машины — марка, модель, год, VIN, госномер, дата ввода, ответственный механик, интервалы ТО.
• Ежедневный лист — дата, смена, оператор, наработка на начало и конец, моточасы за смену (формула), топливо, замечания при осмотре, подпись.
• Ремонты и ТО — дата, наработка, тип работ, что сделали, запчасти, стоимость, исполнитель, простой.
• Инструкция — кто и что заполняет, как считать наработку за смену.

Что писать в журнале, кто за какие поля отвечает и обязателен ли он вообще — на странице «Бортовой журнал спецтехники».

Для бригадира или диспетчера, который собирает наработку по всему парку

Самый простой файл: строки — дни месяца, столбцы — машины. Заполняете показания счётчика, файл сам считает наработку за день, итог за месяц, среднее в день и прогноз даты следующего ТО.

• Наработка за день считается как разница показаний — вручную вычитать не нужно.
• Итог за месяц и средняя наработка в день по каждой машине.
• Прогноз: при такой средней наработке следующее ТО подойдёт примерно к такой-то дате.
• Пустые дни не ломают формулы — если техника стояла, ставите ноль или оставляете пусто.

Пять ошибок ручного учёта наработки — в статье «Учёт моточасов спецтехники».

Для оператора и механика гусеничного или колёсного экскаватора

Тот же каркас, что у универсального журнала, но осмотр заточен под экскаватор, а интервалы ТО в паспорте уже проставлены под класс: ТО-1 каждые 50–100 моточасов, ТО-2 — 250, ТО-3 — 500.

• Осмотр перед сменой: гидравлика и рукава, ковш и зубья, стрела и пальцы, ходовая и натяжение гусениц, уровни масла и охлаждающей жидкости.
• Отдельная колонка под замечания по гидравлике — самый частый источник дорогих простоев.
• Ежедневный лист и история ТО и ремонтов — как в универсальном файле.

Для оператора и механика гусеничного бульдозера

Осмотр под бульдозер и интервалы класса: ТО-1 каждые 50–100 моточасов, ТО-2 — 250, ТО-3 — 1000.

• Осмотр: отвал и его крепления, рыхлитель, гусеничная лента и натяжение, катки и направляющие, бортовые редукторы, гидравлика подъёма отвала.
• Отдельная строка под износ ходовой — на бульдозере это главная статья затрат.
• Ежедневный лист с наработкой и топливом, история ТО и ремонтов.

Для оператора фронтального погрузчика и механика

Осмотр под фронтальный погрузчик, интервалы класса: ТО-1 каждые 50 моточасов, ТО-2 — 250, ТО-3 — 500.

• Осмотр: шины и давление, ковш и режущая кромка, стрела и цилиндры опрокидывания, шарнир рамы, тормоза, рулевое.
• Учёт циклов и топлива за смену — погрузчик часто работает на холостом ходу, и это видно по расходу.
• Ежедневный лист, история ТО и ремонтов, паспорт машины.

Для водителя самосвала и механика автоколонны

Единственный файл, где наработка считается в километрах, а не в моточасах. Подходит и для обычных грузовиков и тягачей. Интервалы класса: ТО-1 каждые 10 000 км, ТО-2 — 20 000, ТО-3 — 40 000.

• Осмотр: тормозная система и воздух, кузов и запорный механизм, гидроцилиндр подъёма, колёса и крепёж, световые приборы, рулевое.
• Ежедневный лист: пробег на выезд и возврат, километры за смену (формула), топливо, число рейсов, замечания.
• Колонка моточасов оставлена для машин с двумя счётчиками — заполнять не обязательно.

Для тракториста и механика в хозяйстве или коммунальной службе

Осмотр под колёсный трактор с навесным оборудованием. Интервалы класса: ТО-1 каждые 50–125 моточасов, ТО-2 — 250–500, ТО-3 — 1000.

• Осмотр: навеска и тяги, вал отбора мощности, гидровыводы, сцепление, тормоза, шины и давление, уровни масла.
• Отдельная колонка под вид работ и навесное оборудование — по ней потом видно, на чём машина проводит смены.
• Ежедневный лист, история ТО и ремонтов, паспорт машины.

Для механика, инженера сервиса и комиссии по осмотру — на любую единицу техники

Фиксирует дефекты, найденные при осмотре, и превращает их в решение: ремонт, замена узла или списание. Отдельно от бортового журнала — не ежедневная запись, а разовый документ по итогам осмотра, который подписывает комиссия.

• Ведомость — шапка с организацией, машиной и наработкой на момент осмотра; таблица дефектов: номер, узел или агрегат, описание дефекта, причина, решение (ремонт / замена / списание), нужные запчасти, количество, цена, сумма — формула, трудоёмкость в часах, приоритет A/B/C. Итоги по стоимости и трудоёмкости считаются автоматически, внизу — подписи комиссии.
• Как пользоваться — порядок заполнения по шагам и объяснение приоритетов A/B/C.
• Справочник — типовые формулировки дефектов и причин по узлам, чтобы не придумывать заново на каждом осмотре.

Что должно быть в дефектной ведомости и чем она отличается от акта осмотра и сметы — в статье «Дефектная ведомость на спецтехнику».