Шаблоны для учёта спецтехники: график ППР, бортовой журнал, журнал моточасов — бесплатно, Excel

Для инженера сервиса и механика парка от 5 единиц

Основной файл: план технического обслуживания на 12 месяцев, который пересчитывается сам. Вы вносите наработку и дату последнего ТО — таблица показывает, когда подойдёт следующее и что уже просрочено.

• Парк — карточки машин: ID, марка, год, VIN, госномер, текущая наработка, дата и тип последнего ТО, условия эксплуатации, интервалы ТО-1/ТО-2/ТО-3. Класс техники выбирается из списка и подтягивает интервалы.
• График — 12 месяцев вперёд. Дата следующего ТО — формула от последнего ТО и интервала, окно допуска ±10%, статус подсвечивается: план, просрочено, выполнено.
• Журнал работ — дата, машина, тип события, моточасы, работы, запчасти, стоимость, исполнитель, простой в часах, приоритет A/B/C.
• Отчёт руководству — доля плановых ремонтов против реактивных, доступность парка, число просроченных ТО. Считается формулами из журнала.
• Как пользоваться — порядок заполнения по шагам.

Как построить график с нуля и не сорвать его через три месяца — в статье «График ППР спецтехники с нуля».

Для оператора, механика и мастера — на любую единицу техники

Журнал на одну машину: паспорт, ежедневные листы за смену и история ТО и ремонтов. Подходит, когда парк разнородный и заводить отдельный бланк на каждый тип не хочется.

• Паспорт машины — марка, модель, год, VIN, госномер, дата ввода, ответственный механик, интервалы ТО.
• Ежедневный лист — дата, смена, оператор, наработка на начало и конец, моточасы за смену (формула), топливо, замечания при осмотре, подпись.
• Ремонты и ТО — дата, наработка, тип работ, что сделали, запчасти, стоимость, исполнитель, простой.
• Инструкция — кто и что заполняет, как считать наработку за смену.

Что писать в журнале, кто за какие поля отвечает и обязателен ли он вообще — на странице «Бортовой журнал спецтехники».

Для бригадира или диспетчера, который собирает наработку по всему парку

Самый простой файл: строки — дни месяца, столбцы — машины. Заполняете показания счётчика, файл сам считает наработку за день, итог за месяц, среднее в день и прогноз даты следующего ТО.

• Наработка за день считается как разница показаний — вручную вычитать не нужно.
• Итог за месяц и средняя наработка в день по каждой машине.
• Прогноз: при такой средней наработке следующее ТО подойдёт примерно к такой-то дате.
• Пустые дни не ломают формулы — если техника стояла, ставите ноль или оставляете пусто.

Пять ошибок ручного учёта наработки — в статье «Учёт моточасов спецтехники».

Для оператора и механика гусеничного или колёсного экскаватора

Тот же каркас, что у универсального журнала, но осмотр заточен под экскаватор, а интервалы ТО в паспорте уже проставлены под класс: ТО-1 каждые 50–100 моточасов, ТО-2 — 250, ТО-3 — 500.

• Осмотр перед сменой: гидравлика и рукава, ковш и зубья, стрела и пальцы, ходовая и натяжение гусениц, уровни масла и охлаждающей жидкости.
• Отдельная колонка под замечания по гидравлике — самый частый источник дорогих простоев.
• Ежедневный лист и история ТО и ремонтов — как в универсальном файле.

Для оператора и механика гусеничного бульдозера

Осмотр под бульдозер и интервалы класса: ТО-1 каждые 50–100 моточасов, ТО-2 — 250, ТО-3 — 1000.

• Осмотр: отвал и его крепления, рыхлитель, гусеничная лента и натяжение, катки и направляющие, бортовые редукторы, гидравлика подъёма отвала.
• Отдельная строка под износ ходовой — на бульдозере это главная статья затрат.
• Ежедневный лист с наработкой и топливом, история ТО и ремонтов.

Для оператора фронтального погрузчика и механика

Осмотр под фронтальный погрузчик, интервалы класса: ТО-1 каждые 50 моточасов, ТО-2 — 250, ТО-3 — 500.

• Осмотр: шины и давление, ковш и режущая кромка, стрела и цилиндры опрокидывания, шарнир рамы, тормоза, рулевое.
• Учёт циклов и топлива за смену — погрузчик часто работает на холостом ходу, и это видно по расходу.
• Ежедневный лист, история ТО и ремонтов, паспорт машины.

Для водителя самосвала и механика автоколонны

Единственный файл, где наработка считается в километрах, а не в моточасах. Подходит и для обычных грузовиков и тягачей. Интервалы класса: ТО-1 каждые 10 000 км, ТО-2 — 20 000, ТО-3 — 40 000.

• Осмотр: тормозная система и воздух, кузов и запорный механизм, гидроцилиндр подъёма, колёса и крепёж, световые приборы, рулевое.
• Ежедневный лист: пробег на выезд и возврат, километры за смену (формула), топливо, число рейсов, замечания.
• Колонка моточасов оставлена для машин с двумя счётчиками — заполнять не обязательно.

Для тракториста и механика в хозяйстве или коммунальной службе

Осмотр под колёсный трактор с навесным оборудованием. Интервалы класса: ТО-1 каждые 50–125 моточасов, ТО-2 — 250–500, ТО-3 — 1000.

• Осмотр: навеска и тяги, вал отбора мощности, гидровыводы, сцепление, тормоза, шины и давление, уровни масла.
• Отдельная колонка под вид работ и навесное оборудование — по ней потом видно, на чём машина проводит смены.
• Ежедневный лист, история ТО и ремонтов, паспорт машины.

Для механика, инженера сервиса и комиссии по осмотру — на любую единицу техники

Фиксирует дефекты, найденные при осмотре, и превращает их в решение: ремонт, замена узла или списание. Отдельно от бортового журнала — не ежедневная запись, а разовый документ по итогам осмотра, который подписывает комиссия.

• Ведомость — шапка с организацией, машиной и наработкой на момент осмотра; таблица дефектов: номер, узел или агрегат, описание дефекта, причина, решение (ремонт / замена / списание), нужные запчасти, количество, цена, сумма — формула, трудоёмкость в часах, приоритет A/B/C. Итоги по стоимости и трудоёмкости считаются автоматически, внизу — подписи комиссии.
• Как пользоваться — порядок заполнения по шагам и объяснение приоритетов A/B/C.
• Справочник — типовые формулировки дефектов и причин по узлам, чтобы не придумывать заново на каждом осмотре.

Что должно быть в дефектной ведомости и чем она отличается от акта осмотра и сметы — в статье «Дефектная ведомость на спецтехнику».

Для водителя, механика и того, кто передаёт технику в аренду или в сторонний ремонт

Фиксирует, в каком состоянии машина переходит от одного человека к другому: с какой наработкой, с какими замечаниями и с какой комплектностью. Защищает обе стороны сразу — принимающего от чужих поломок, передающего от чужих претензий.

• Акт — шапка со сторонами, основанием передачи, машиной, наработкой и остатком топлива; чек-лист осмотра по двенадцати узлам с выпадающим списком состояния (норма / замечание / неисправно), описанием замечания и отметкой о фото; итог осмотра формулами; таблица комплектности с подсветкой отсутствующих позиций; подписи обеих сторон и механика.
• Как пользоваться — порядок передачи по шагам и правила описания замечаний.
• Справочник — интервалы ТО по классам техники и списки значений для выпадающих списков.

Что проверять при передаче машины и чем акт отличается от дефектной ведомости — в статье «Акт приёма-передачи спецтехники».

Для механика и инженера участка — всё, что уходит в снабжение

Заявка, по которой снабжение ничего не переспрашивает: машина, наработка, каталожный номер, количество, срочность и основание. Позиция без каталожного номера подсвечивается красным — именно из-за неё заявки возвращают чаще всего.

• Заявка — шапка с заявителем, контактом, требуемым сроком и адресом доставки; таблица позиций: машина, наработка, узел, каталожный номер, наименование, единица, количество, цена, сумма формулой, срочность A/B/C, основание и статус — всё из выпадающих списков; итог по заявке и разбивка по срочности формулами; маршрут согласования и подписи.
• Как пользоваться — как собрать потребность из дефектной ведомости и графика ППР, как ставить срочность.
• Справочник — узлы и агрегаты, основания заявки, статусы, интервалы ТО по классам.

Почему снабжение возвращает заявки и что должно быть в каждой позиции — в статье «Заявка на запчасти для спецтехники».

Для механика и бухгалтерии — месячный учёт работы машины по форме Госкомстата

Бланк по форме ЭСМ-6 (Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78): по дням фиксируется, где и сколько работала машина, сколько простояла и по какой причине. Из него собираются справки заказчику и данные для планирования ТО.

• ЭСМ-6 — шапка организации и машины с показаниями счётчика на начало периода и нормой расхода; таблица на 31 день: дата, заказчик и объект, вид работ, время начала и окончания, часы работы формулой, простой с причиной из списка, показания счётчика, расход топлива, подпись машиниста; итоги за месяц — смены, часы, простой, наработка по счётчику, фактический расход и коэффициент использования.
• Как пользоваться — построчное заполнение и типичные ошибки.
• Справочник — причины простоя и интервалы ТО по классам техники.

Обязателен ли ЭСМ-6 сейчас и как заполнять его построчно — в статье «Журнал учёта работы строительных машин (ЭСМ-6)».

Для диспетчера, механика и машиниста — на каждую смену с выездом

Бланк по образцу формы ЭСМ-2 с блоком обязательных отметок: предрейсовый медосмотр водителя и предрейсовый контроль технического состояния. Наработка за смену, время в наряде и расход топлива считаются формулами.

• Путевой лист — реквизиты перевозчика с ИНН, машины и машиниста; задание с планом и фактом по объёму; показания счётчика на выезд и возврат с расчётом наработки; время выезда и возврата с расчётом времени в наряде; топливо — остатки, выданное, фактический расход, расход по норме и отклонение; простой с причиной; блок обязательных отметок и подписи сторон.
• Как пользоваться — порядок оформления до выезда и по возврату, типичные ошибки.
• Справочник — единицы измерения задания, причины простоя, интервалы ТО по классам.

Когда путевой лист нужен, а когда достаточно рапорта ЭСМ-3, и какие реквизиты обязательны — в статье «Путевой лист спецтехники».