От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом
Журнал учёта работы строительных машин (форма ЭСМ-6): как заполнять, образец, чем заменить
Журнал ЭСМ-6 — месячная сводка жизни машины: где работала, сколько часов, сколько простояла и почему. Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, и хотя с 2013 года унифицированные формы перестали быть обязательными, применяют её почти все — в ней уже есть всё, что спросят заказчик и бухгалтерия. В статье: обязателен ли журнал сейчас, все поля формы, построчный образец заполнения с разбором каждой строки, восемь типичных ошибок и чем ЭСМ-6 отличается от путевого листа и бортового журнала.
Журнал ЭСМ-6 в Excel — скачать бесплатно
Готовый бланк по форме ЭСМ-6: шапка организации и машины с показаниями счётчика на начало периода, таблица на 31 день с заказчиком, видом работ, временем смены и причиной простоя из выпадающего списка. Часы работы, итоги за месяц, наработка по счётчику, фактический расход топлива и коэффициент использования считаются формулами. День с заказчиком, но без показаний счётчика подсвечивается красным.
Скачать журнал ЭСМ-6 .xlsx Все шаблоны: график ППР, бортовой журнал, дефектная ведомостьЧто такое форма ЭСМ-6 и зачем она нужна
Журнал учёта работы строительных машин по форме ЭСМ-6 — это документ, в котором по дням фиксируется, где и сколько работала машина: у какого заказчика, на каком объекте, сколько часов отработала, сколько простояла и по какой причине. По сути это месячная сводка жизни одной единицы техники.
Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 — тем самым документом, которым утверждена вся серия ЭСМ: ЭСМ-1 (рапорт о работе башенного крана), ЭСМ-2 (путевой лист строительной машины), ЭСМ-3 (рапорт о работе строительной машины), ЭСМ-4, ЭСМ-5 и ЭСМ-7 (справка о выполненных работах). ЭСМ-6 в этой серии — накопительный документ: в него сводится то, что за месяц набралось из ежедневных путевых листов и рапортов.
Журнал решает три задачи:
- Расчёты с заказчиком. Когда машина работает по договору, часы предъявляются к оплате. Журнал — первичка, из которой собирается справка ЭСМ-7 и акт.
- Внутренний учёт наработки. Показания счётчика по дням — база для планирования ТО. Без них график ППР строится на догадках.
- Контроль простоев и топлива. Причины простоя, сведённые за месяц, показывают, где парк теряет деньги: на неисправностях, на ожидании фронта работ или на организации.
Обязателен ли ЭСМ-6
Короткий ответ: как унифицированная форма — нет, как документ — почти всегда да.
С 1 января 2013 года применение унифицированных форм первичных учётных документов перестало быть обязательным — организации получили право разрабатывать собственные формы, утверждая их руководителем. Требование к первичному документу теперь сформулировано через набор обязательных реквизитов, а не через конкретный бланк.
На практике почти все продолжают применять ЭСМ-6. Причины простые: форма уже содержит всё, что спросит заказчик и бухгалтерия; её узнают контрагенты; переизобретать бланк ради переизобретения бессмысленно. Правильная процедура — утвердить ЭСМ-6 приказом по организации в составе учётной политики (можно с добавленными колонками под свои нужды) и работать по ней как по собственной форме.
Отдельно: если техника сдаётся заказчику и оплата идёт по часам, форма журнала обычно согласуется в договоре. В этом случае она обязательна по договору, независимо от статуса унифицированных форм.
Структура формы: какие поля в ней есть
Шапка
- Организация и подразделение или участок
- Отчётный период — месяц и год
- Машина: наименование и марка
- Инвентарный или внутренний номер
- Государственный регистрационный номер, если техника зарегистрирована
- Машинист или оператор
- Показания счётчика на начало периода
- Норма расхода топлива — для сверки с фактом
Показания счётчика на начало периода — то поле, которое чаще всего оставляют пустым, а без него нельзя посчитать месячную наработку. Оно должно совпадать с показаниями на конец прошлого месяца: расхождение означает, что где-то потеряна смена.
Дневная таблица
| Колонка | Что писать | Комментарий |
|---|---|---|
| Дата | Каждый рабочий день — отдельная строка | Выходные и дни простоя тоже строками, если машина числилась в наряде |
| Заказчик / объект | Как названы в договоре | По этим строкам подписывается справка и предъявляются часы |
| Вид работ | Разработка котлована, планировка, погрузка, перевозка | Нужен для акта: заказчик оплачивает работу, а не присутствие машины |
| Время начала и окончания | 08:00 и 17:00 | Именно время, а не «8 часов»: из времени считается всё остальное |
| Часов работы | Считается формулой: разница времени минус простой | Вручную не заполняется |
| Простой, часов и причина | Часы и причина из списка | Главная управленческая колонка журнала |
| Показания счётчика на конец дня | Моточасы или километры | База для планирования ТО и проверка часов работы |
| Расход топлива | Литры за смену | Сверяется с нормой в конце месяца |
| Подпись машиниста | За свою смену | Подпись задним числом за месяц обесценивает журнал |
Итоги за период и подписи
Внизу журнала считаются: отработано смен, итого часов работы, итого простоя, наработка по счётчику за период, итого топлива, фактический расход на моточас и коэффициент использования — отношение часов работы к сумме часов работы и простоя. Подписывают машинист, механик участка и начальник участка; если машина работала по договору, добавляется отметка представителя заказчика.
Построчное заполнение с примером
Пять дней работы гусеничного экскаватора с показаниями счётчика 6 280 моточасов на начало месяца.
| Дата | Заказчик / объект | Вид работ | Начало | Оконч. | Часов | Простой | Причина | Счётчик | Топливо |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03.08 | ООО «Стройинвест», «Северный» | Разработка котлована | 08:00 | 17:00 | 8,5 | 0,5 | Ожидание фронта работ | 6 288 | 120 |
| 04.08 | ООО «Стройинвест», «Северный» | Разработка котлована | 08:00 | 18:00 | 10,0 | 0,0 | Нет простоя | 6 297 | 135 |
| 05.08 | ООО «Стройинвест», «Северный» | Погрузка грунта в самосвалы | 08:00 | 16:30 | 7,0 | 1,5 | Неисправность машины | 6 304 | 100 |
| 06.08 | Собственные нужды, база | Плановое ТО-1 | 09:00 | 13:00 | 0,0 | 4,0 | Плановое ТО | 6 304 | 0 |
| 07.08 | ООО «Магистраль», «Обход» | Планировка площадки | 08:00 | 17:30 | 9,5 | 0,0 | Нет простоя | 6 313 | 128 |
Разберём по строкам, потому что именно здесь чаще всего ошибаются.
3 августа. В наряде с 08:00 до 17:00 — девять часов. Полчаса ждали самосвалы, значит часов работы 8,5, простой 0,5 с причиной «ожидание фронта работ». Счётчик вырос с 6 280 до 6 288 — восемь моточасов. Разница между часами в наряде и моточасами по счётчику нормальна: счётчик считает работу двигателя, а не присутствие машины на объекте.
5 августа. Полтора часа простоя по неисправности. Это та строка, ради которой журнал и ведут: сведённые за месяц простои по неисправностям — прямое обоснование бюджета на ремонт и на запчасти. Из этой же строки должна вырасти запись в дефектной ведомости, а из неё — заявка на запчасти.
6 августа. Плановое ТО-1. Часов работы ноль, простой четыре часа, заказчик — собственные нужды, счётчик не изменился. Плановое ТО обязательно проводить строкой, а не пропускать день: иначе в конце месяца не сойдётся ни календарь, ни коэффициент использования, и будет непонятно, машина стояла без дела или обслуживалась.
Итоги месяца по примеру: 35 часов работы, 6 часов простоя, наработка по счётчику 33 моточаса, топлива 483 литра. Фактический расход — 483 / 35 = 13,8 литра на час работы при норме 14,5. Коэффициент использования — 35 / (35 + 6) = 0,85.
Слабое место бумажного ЭСМ-6 — то, что его заполняют вечером по памяти или по записке машиниста, а к концу месяца часть смен восстанавливают приблизительно. В «Бортовом» машинист сообщает наработку и что делал прямо из кабины голосом, и запись встаёт в журнал машины сразу — с датой, временем и автором.
Наработка при этом обновляется сама, поэтому месячная сводка не собирается заново в последний день: она уже есть в виде ленты записей по машине.
Типичные ошибки при заполнении
1. Журнал заполняется раз в месяц
Самая частая и самая разрушительная ошибка. В последний день месяца инженер садится восстанавливать три недели по памяти и по обрывкам записок. Получается документ, который формально есть, а фактически описывает не то, что было. Проверить его нельзя, предъявить заказчику страшно.
2. Пустые показания счётчика
День с заказчиком есть, часы есть, а счётчик не заполнен. Восстановить эту цифру потом нечем, и вся месячная наработка становится приблизительной. В шаблоне такая клетка подсвечивается красным именно поэтому.
3. Не заполнены показания на начало периода
Без стартовой цифры нельзя посчитать наработку за месяц. Она должна совпадать с показаниями на конец прошлого месяца; расхождение — сигнал, что где-то потеряна смена или ошибка в цифре.
4. Простой без причины или «прочее»
Шесть часов простоя за месяц с причиной «прочее» — это отсутствие информации. Простой по неисправности, по ожиданию фронта работ и по погоде требуют совершенно разных управленческих решений, и различить их можно только по этой колонке.
5. Часы работы вписываются руками
Человек пишет «8 часов» вместо времени начала и окончания. В результате нельзя проверить ни простой, ни соответствие часов календарю смены, а формула, если она была, оказывается затёртой.
6. Не проводятся дни ТО и ремонта
День планового ТО пропускают, потому что «машина не работала». В итоге коэффициент использования завышен, а в истории машины нет отметки о том, что ТО вообще проводилось.
7. Наименование заказчика не как в договоре
В журнале «Стройинвест», в договоре «ООО СтройИнвестПроект». При сверке справки ЭСМ-7 с журналом это лишний раунд уточнений, а иногда и повод не принять часы.
8. Расход топлива не сверяется с нормой
Колонка заполняется, итог считается, но никто не смотрит на фактический расход на моточас. А это самый ранний сигнал: расхождение с нормой больше чем на десять процентов означает либо неисправность, либо слив, либо неверную норму.
Связь с путевым листом и бортовым журналом
ЭСМ-6 не существует сам по себе — он стоит в середине цепочки документов, и путать его с соседними не стоит.
| Документ | Период | Отвечает на вопрос | Кто его читает |
|---|---|---|---|
| Путевой лист (ЭСМ-2) | Одна смена | Кто, куда и с каким заданием выехал | Диспетчер, механик, инспектор на дороге |
| Рапорт о работе машины (ЭСМ-3) | Одна смена | Что машина сделала у заказчика за смену | Заказчик, прораб |
| Журнал ЭСМ-6 | Месяц | Сколько машина отработала и простояла за период | Бухгалтерия, механик, руководитель |
| Справка ЭСМ-7 | Месяц | Сколько предъявить заказчику к оплате | Заказчик, бухгалтерия |
| Бортовой журнал | Постоянно | Что происходило с машиной: наработка, ТО, ремонты, дефекты | Механик, инженер, следующий владелец |
Направление движения данных: путевые листы и рапорты за смену → журнал ЭСМ-6 за месяц → справка ЭСМ-7 заказчику. Параллельно наработка из ЭСМ-6 уходит в бортовой журнал и в график ППР, где по ней считается дата следующего ТО согласно интервалам для класса техники.
Разница между ЭСМ-6 и бортовым журналом принципиальная: ЭСМ-6 отвечает на вопрос «сколько отработала» и живёт месяцами, бортовой журнал отвечает на вопрос «что с машиной происходило» и живёт всю её жизнь. Первый нужен бухгалтерии и заказчику, второй — механику и тому, кто будет машину покупать.
Электронная альтернатива бумажному журналу
Бумажный ЭСМ-6 ломается об одну простую вещь: его заполняет человек, который в момент событий находится не за столом. Машинист работает в кабине, механик — у машины, а журнал лежит в конторе. Разрыв между событием и записью — от нескольких часов до месяца, и в этом разрыве теряется точность.
Электронная альтернатива решает именно этот разрыв, а не проблему бланка. В приложении «Бортовой» каждая единица техники — отдельный чат: машинист прямо из кабины наговаривает голосом «отработал с восьми до пяти на Северном, полчаса ждал самосвалы, счётчик 6288», и запись встаёт в журнал машины с датой, временем и автором. Наработка обновляется сама, простои копятся с причинами, а месячная сводка не собирается заново в последний день — она уже есть.
Важная оговорка: если вы предъявляете часы заказчику, бумажный или печатный журнал с подписями всё равно потребуется — приложение здесь источник данных, а не замена подписи. Разница в том, что печатается он из накопленных записей, а не восстанавливается по памяти.
Что дальше
ЭСМ-6 даёт наработку — а наработка нужна не только бухгалтерии. По ней строится график ППР с датами следующих ТО по интервалам класса техники. Если счётчик сбился и цифры в журнале разошлись с реальностью — как выходить из этой ситуации, разобрано в статье «Сбились или обнулились моточасы». Порядок ведения журналов имеет смысл закрепить в положении о ТО и ППР. Смежные документы: путевой лист на каждую смену и акт приёма-передачи при смене машиниста. Готовые бланки — в разделе шаблонов, интервалы под конкретную модель — в регламентах ТО, термины — в словаре ТОиР.