От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом
Как перенести учёт техники из Excel в программу
Переносите из Excel только то, что нужно для работы сегодня: список техники, последние показания счётчиков, ближайшие ТО и открытые дефекты. Всю старую историю в программу вносить не нужно: сохраните таблицу как архив, а новые записи ведите уже в программе. Так вы не потеряете данные и не потратите недели на ввод.
Шаблон в Excel — скачать бесплатно
Готовый файл с формулами, без регистрации. Удобно начать с него, а когда таблица перестанет успевать за парком — перенести учёт в Бортовой.
Скачать zhurnal-ucheta-motochasov.xlsx Все шаблоны: график ППР, бортовой журнал, дефектная ведомостьЧто переносить, а что оставить
| Переносим сразу | Оставляем в архиве | Не переносим |
|---|---|---|
| Список машин, номера, тип | Закрытые ремонты прошлых лет | Дубли, пустые строки |
| Последние моточасы или пробег | Старые расходы и заправки | Устаревшие черновики |
| Даты последних ТО | Сканы старых актов | Строки списанной техники |
| Открытые дефекты | Прошлые графики | Личные заметки |
Правило простое: если без этого вы завтра не сможете работать, переносите. Если это нужно «на всякий случай», храните файл.
Пошаговый план на неделю
- День 1. Почистите таблицу: уберите дубли, поправьте названия машин, оставьте один лист с актуальным парком.
- День 2. Заведите технику в программе.
- День 3. Внесите последние показания и даты последних ТО.
- День 4. Добавьте открытые дефекты и заявки.
- День 5. Сядьте с механиками, пусть каждый запишет первую запись сам.
- Дальше. Параллельно ведите таблицу ещё неделю-две, а потом закройте её на запись.
Если нужен простой стартовый формат, возьмите шаблон журнала учёта моточасов из раздела шаблоны: он поможет собрать данные в единую форму до загрузки.
Как не потерять историю
- Сохраните исходный файл и не редактируйте его: дату и версию добавьте в название.
- Если нужна ссылка на старый ремонт, прикрепите файл или фото к машине.
- Критичную историю (капремонты, замена двигателя) стоит внести отдельной записью с датой и наработкой.
- Сверьте показания после переноса: у нескольких машин сравните цифру в таблице и в программе.
Что делать с формулами и сводками
В таблицах часто живут расчёты: остаток до ТО, сумма расхода, средняя наработка в месяц. Не переносите формулы как есть. Сначала решите, какие вопросы вы реально задаёте парку: «что подходит по ТО на этой неделе», «сколько заправили за месяц», «какие машины простаивают». Эти ответы должна давать система из записей. Если столбец никто не открывал полгода, он не нужен в новом учёте. Так перенос заодно становится уборкой процесса.
Частые ошибки
- Пытаться перенести всё сразу. Через три дня никто не хочет вспоминать, что делали в 2019.
- Не назначить ответственного. Перенос застревает.
- Остановить таблицу в тот же день. Параллельная работа снимает страх потерять данные.
Как вести дальше
После переноса полезно, чтобы запись была такой же лёгкой, как строка в таблице, или проще. В Бортовом механик говорит в чат машины: «Погрузчик, моточасы шесть тысяч десять», и показание появляется в хронологии. Первый месяц — бесплатно, весь парк и все возможности, так что перенос можно проверить на реальных данных без решения о покупке. Выгрузки в Excel и интеграции, например с 1С, подключаем по запросу под ваш парк. Сравнение подходов — в статье Бортовой против Excel, а про выбор системы — как выбрать программу учёта.
Частые вопросы
Можно ли загрузить таблицу целиком?
Универсального импорта обещать не будем: обсудим под ваш файл по запросу. Список машин и последние показания быстро заводятся вручную.
Сколько времени занимает перенос?
Ориентир: для парка до 30 машин один-два дня, если таблица в порядке.
Что делать с историей ремонтов?
Оставьте в архиве, а важные события перенесите отдельными записями.
Сколько это стоит?
Первый месяц — бесплатно, весь парк и все возможности. Дальше стоимость зависит от числа машин в парке.