От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Журнал выдачи ГСМ

Журнал для того, кто выдаёт топливо и масла на технику своей организации: заправщика, кладовщика ГСМ, механика участка. Одна строка — одна выдача: какой машине, сколько литров, какого топлива или масла, при каком показании счётчика, кто получил и кто выдал. Итоги по каждому виду ГСМ и литры по каждой машине считаются формулами.

Скачать журнал выдачи ГСМ

Excel — на 150 выдач в месяц, со списками видов ГСМ, итогами по видам и листом-сводкой по машинам; пять строк-примеров серым курсивом. Word и PDF — тот же журнал для печати с подписями.

Скачать Excel .xlsx, 95 КБ Word .docx, 38 КБ PDF для печати .pdf, 131 КБ

Топливо — обычно самая большая переменная статья расходов парка, и вопросы по нему задают первыми: сколько ушло за месяц, на какие машины, почему у одного экскаватора расход выше, чем у соседнего. Журнал выдачи — первичная запись, из которой эти ответы собираются.

В журнал входит то, без чего выдачу потом не сверить: дата, машина и её номер, вид ГСМ, литры, показание счётчика машины в момент заправки и две фамилии — кто получил и кто выдал. Показание счётчика — ключевая графа: без неё литры не связать с работой машины и расход на моточас или 100 км не посчитать.

Это внутренний журнал учёта выдачи. Нормы расхода, порядок списания и форму отчётности организация утверждает сама — шаблон под них подстраивается: колонки можно добавить или убрать.

Что внутри файла

Лист «Журнал выдачи»

Шапка: организация или участок, месяц и год, место выдачи (топливозаправщик, склад ГСМ), ответственный за выдачу.
Колонки: дата, машина (марка, модель), гос. или инвентарный номер, вид ГСМ, выдано литров, показание счётчика машины и единица (м/ч или км), получил (ФИО и подпись), выдал (ФИО), примечание.
Вид ГСМ — выпадающий список: ДТ летнее и зимнее, АИ-92, АИ-95, масла моторное, гидравлическое и трансмиссионное, антифриз. Список правится.
Под таблицей — итоги за месяц по каждому виду ГСМ: литры и число выдач, формулами SUMIF и COUNTIF, и общий итог.

Лист «Сводка по машинам»

Впишите гос. или инвентарные номера своей техники один раз — по каждой машине подтянутся литры дизельного топлива, бензина, масел, прочего, всего и число выдач.
Формулы SUMIF и SUMIFS берут данные из листа «Журнал выдачи», внизу — итог по парку.

Лист «Как пользоваться»

Шесть шагов: как заполнять строку выдачи, зачем показание счётчика и как работает сводка.

Формулы, которые уже стоят в файле

Их не нужно писать самому — они работают из коробки. Листы не защищены паролем, формулы видны и правятся.

Итого литров по виду ГСМ: =SUMIF($E$10:$E$159,A163,$F$10:$F$159)
Литры дизельного топлива по машине: =SUMIFS('Журнал выдачи'!$F$10:$F$159,'Журнал выдачи'!$D$10:$D$159,$B5,'Журнал выдачи'!$E$10:$E$159,"ДТ*")
Всего литров по машине: =SUMIF('Журнал выдачи'!$D$10:$D$159,$B5,'Журнал выдачи'!$F$10:$F$159)

Превью: как это выглядит в файле

Лист «Журнал выдачи», фрагмент. В самом файле строк больше, шапка закреплена, печать настроена на А4.

Дата	Машина	Гос. / инв. №	Вид ГСМ	Выдано, л	Счётчик	Получил	Выдал
01.10.2026	Экскаватор Komatsu PC200-8	Э-3	ДТ летнее	180	6 418 м/ч	Петров И.	Орлова Н.
01.10.2026	КамАЗ 65115	А123ВС	ДТ летнее	150	239 420 км	Сидоров А.	Орлова Н.
02.10.2026	Погрузчик SDLG L956F	П-4	ДТ летнее	120	4 512 м/ч	Ким В.	Орлова Н.
03.10.2026	Экскаватор Komatsu PC200-8	Э-3	Масло гидравлическое	20	6 420 м/ч	Гусев П.	Орлова Н.
03.10.2026	Экскаватор Komatsu PC200-8	Э-3	ДТ летнее	175	6 431 м/ч	Петров И.	Орлова Н.

Под таблицей — итоги по видам ГСМ, на втором листе — литры по каждой машине.

Как пользоваться

Одна выдача — одна строка

Дата, машина, номер, вид ГСМ и литры. Если машину заправили дважды за день — две строки: так видно, когда и сколько.

Всегда пишите показание счётчика

Моточасы или километры в момент заправки. Две соседние заправки одной машины и разница показаний между ними — это и есть фактический расход на час работы или на 100 км.

Две фамилии и подпись

Получил — водитель или машинист, он же расписывается. Выдал — заправщик или кладовщик. На бумаге это защита от вопросов «кто брал».

Заполните сводку по машинам

На втором листе один раз впишите номера своей техники — литры по видам ГСМ подтянутся из журнала сами. Номер в журнале и в сводке должен совпадать буква в букву.

Сверяйте итоги в конце месяца

Итоги по видам ГСМ под таблицей сравните с тем, что поступило на склад или в топливозаправщик. Расхождение ищите по датам.

Новый месяц — новая копия

Скопируйте лист или файл, старые журналы храните. По ним сверяют расход с нормой и разбирают спорные списания.

Когда шаблон перестанет справляться

Честно, чтобы вы не удивлялись через полгода. Excel хорошо держит первые месяцы и небольшой парк, а дальше упирается в четыре вещи.

Литры есть, расхода нет

Журнал показывает, сколько выдали, но расход на моточас или 100 км приходится сводить вручную: брать показания счётчика между заправками одной машины и делить.

Показание счётчика пишут со слов

Заправщик записывает цифру, которую назвал водитель, или не пишет её совсем. Одна неверная цифра — и расход по машине в отчёте получается фантастическим.

Заправки на стороне в журнал не попадают

Машину заправили на АЗС по карте или в другом подразделении — в журнале выдачи этой строки нет, и литры по машине не сходятся с наработкой.

Номера машин пишут по-разному

«Э-3», «Э3» и «экскаватор 3» для формулы — три разные машины. Сводка по машинам рассыпается, пока номера не приведут к одному виду.

В приложении «Бортовой» каждая машина — отдельный чат: водитель говорит «заправил 180 литров, 6418 моточасов», и заправка встаёт в журнал этой машины вместе с наработкой. Заправки и расход топлива видны по каждой машине, а помощник парка отвечает руководителю на вопросы вроде «сколько заправили колонну за неделю». Склад и остатки ГСМ приложение не ведёт — это журнал машин, а не складской учёт. Подробнее — в разделе про электронный бортовой журнал.

Статья по теме

Читать подробно — «Нормы расхода топлива спецтехники»: таблица по классам техники, расчёт фактического расхода и контроль перерасхода.

Скачать файл

Бесплатно, без регистрации и без email. Формулы открыты, листы не защищены паролем — правьте под свой парк. Word и PDF — тот же бланк для печати.

Скачать Excel .xlsx, 95 КБ Word .docx, 38 КБ PDF для печати .pdf, 131 КБ

Частые вопросы

Чем журнал выдачи отличается от путевого листа?

Путевой лист — документ на смену одной машины: задание, наработка, топливо в баке на выезде и возврате. Журнал выдачи — сквозной список всех выдач ГСМ со склада или топливозаправщика на все машины. Литры из журнала выдачи переносятся в путевой лист в графу «выдано».

Как посчитать фактический расход топлива по машине?

Возьмите две заправки одной машины до полного бака и показания счётчика при них. Литры второй заправки, делённые на разницу показаний, — расход на моточас; для километров умножьте на 100. Подробно с примерами — в статье «Нормы расхода топлива спецтехники».

Нужно ли записывать масла и антифриз?

Да, если их выдают на машину со склада: масла входят в ГСМ. Доливка гидравлического масла после ремонта — повод заглянуть в историю ремонтов этой машины. Смазки, которые учитывают в килограммах, удобнее вести отдельной строкой с пометкой в примечании.

Сводка по машинам не считает — что не так?

Чаще всего номер машины в сводке записан иначе, чем в журнале: лишний пробел, латинская буква вместо русской, дефис. Формула SUMIF ищет точное совпадение. Скопируйте номер из журнала в сводку, а не набирайте заново.

Как это выглядит в приложении «Бортовой»?

Водитель говорит или пишет в чат машины, сколько залил и какие показания счётчика, можно приложить фото чека или накладной — фото остаётся в записи машины. Помощник делает запись о заправке в журнале машины. Помощник может ошибиться — запись всегда можно поправить.

Попробуйте на своей технике

Бесплатно. Регистрация за минуту — через Google, Apple или Яндекс. Сказал — записано.

Загрузите вApp Store Доступно вGoogle Play Открыть в браузере