От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Карточка учёта работы автомобиля

Месячная карточка одной машины своего парка: грузовика, самосвала, автобуса, автокрана на шасси. По каждому числу месяца — номер путевого листа, одометр при выезде и возврате, пробег, моточасы, часы работы и простоя с причиной, расход топлива. Пробег за день, расход на 100 км и итоги месяца считаются формулами.

Скачать карточку учёта работы автомобиля

Excel — на 31 день, с формулами пробега, расхода и итогов месяца и списком причин простоя; три дня заполнены примером серым курсивом. Word и PDF — та же карточка для печати, альбомная А4.

Скачать Excel .xlsx, 87 КБ Word .docx, 38 КБ PDF для печати .pdf, 125 КБ

Путевой лист рассказывает про одну смену, а руководителю и механику нужен месяц: сколько машина реально работала, сколько простояла и почему, сколько проехала и сожгла топлива. Карточка учёта работы автомобиля собирает путевые листы машины в одну страницу — по строке на каждое число.

Внизу карточки — итоги месяца: дни в работе и в простое, пробег, моточасы, часы работы и простоя, топливо, средний расход на 100 км и доля рабочего времени. Двенадцать закрытых карточек — это год жизни машины в цифрах: по ним видно, окупает ли машина себя и где теряется время.

Карточка — внутренний учётный документ. Если в вашей организации принята своя форма, графы легко поменять: листы не защищены, формулы открыты.

Что внутри файла

Лист «Карточка»

Шапка: машина (марка, модель), гос. номер, инвентарный номер, месяц и год, водитель, подразделение или колонна.
Строки — числа месяца с 1 по 31. Колонки: номер путевого листа, одометр при выезде и при возврате, пробег за день (формула), моточасы за день, часы работы, часы простоя, причина простоя, расход топлива и расход на 100 км (формула).
Причина простоя — выпадающий список: ремонт, ТО, ожидание запчастей, нет заявки или работы, нет водителя, погода, выходной.
Итоги месяца формулами: дни в работе, дни в простое, пробег, моточасы, часы работы и простоя, расход топлива, средний расход на 100 км, доля рабочего времени.

Лист «Как пользоваться»

Семь шагов: от шапки карточки до хранения закрытых карточек по машинам.

Формулы, которые уже стоят в файле

Их не нужно писать самому — они работают из коробки. Листы не защищены паролем, формулы видны и правятся.

Пробег за день: =IF(OR(C12="",D12=""),"",D12-C12)
Расход на 100 км за день: =IF(OR(E12="",E12=0,J12=""),"",ROUND(J12/E12*100,1))
Дней в работе: =COUNTIF(E12:E42,">0")
Доля рабочего времени: =SUM(G12:G42)/(SUM(G12:G42)+SUM(H12:H42))

Превью: как это выглядит в файле

Лист «Карточка», фрагмент. В самом файле строк больше, шапка закреплена, печать настроена на А4.

Число	Путевой лист №	Одометр выезд	Одометр возврат	Пробег, км	Часы работы	Часы простоя	Причина простоя	Топливо, л	л/100 км
1	1041	239 420	239 588	168	9	0	—	52	31,0
2	1042	239 588	239 710	122	8	1	Нет заявки / работы	40	32,8
3	—	—	—	—	0	8	Ремонт	—	—

Пробег и расход на 100 км считаются сами, итоги месяца — под таблицей.

Как пользоваться

Одна карточка — одна машина на месяц

Заполните шапку: машина, гос. и инвентарный номер, месяц, водитель, колонна. Для каждой машины — свой файл или своя копия листа.

Переносите путевые листы каждый день

Номер путевого листа и показания одометра при выезде и возврате. Пробег за день посчитается сам. Не копите путевые листы до конца месяца — так теряются цифры.

Пишите моточасы, если есть счётчик

У автокранов, бетоносмесителей и машин с навесным оборудованием моточасы важнее пробега: по ним идёт ТО навесного оборудования.

Разделяйте работу и простой

Часы работы и часы простоя берите из путевого листа. Причину простоя выбирайте из списка — потом видно, сколько машина стояла в ремонте, а сколько без заявки.

Отмечайте и пустые дни

День без выезда — тоже строка: часы простоя и причина, хоть «выходной». Иначе в итогах не видно, почему машина за месяц проехала мало.

Смотрите итоги месяца

Дни в работе, пробег, топливо, средний расход и доля рабочего времени считаются сами. Сравнивайте месяцы между собой и машины одного класса.

Храните карточки по машинам

Двенадцать карточек — год работы машины. По ним считают стоимость часа и решают, держать машину дальше или менять.

Когда шаблон перестанет справляться

Честно, чтобы вы не удивлялись через полгода. Excel хорошо держит первые месяцы и небольшой парк, а дальше упирается в четыре вещи.

Карточка собирается задним числом

Её заполняют из путевых листов через несколько дней, а то и в конце месяца. Если путевой лист потерялся или заполнен небрежно, день в карточке остаётся пустым.

Одна машина — один файл

Карточка хороша для одной машины. Чтобы сравнить двадцать машин, нужно открыть двадцать файлов или сводить их в отдельную таблицу руками.

Причина простоя остаётся словами

«Ремонт» в карточке не говорит, что сломалось и сколько стоил ремонт. Эти данные лежат в заказ-нарядах и дефектных ведомостях, отдельно от карточки.

Одометр переписывают дважды

Показание сначала пишут в путевой лист, потом в карточку. Каждый перенос — шанс ошибиться в цифре, и пробег за день получается отрицательным или огромным.

В приложении «Бортовой» водитель говорит пробег, моточасы и заправку в чат машины в тот же день — хронология показаний по дням копится сама, а ремонты, ТО и дефекты лежат в той же ленте жизни машины. Путевой лист приложение не заменяет: оно хранит фактику рядом. Подробнее — в разделе про электронный бортовой журнал.

Статья по теме

Читать подробно — «Путевой лист спецтехники»: формы ЭСМ-2 и ЭСМ-3, обязательные реквизиты и образец заполнения.

Скачать файл

Бесплатно, без регистрации и без email. Формулы открыты, листы не защищены паролем — правьте под свой парк. Word и PDF — тот же бланк для печати.

Скачать Excel .xlsx, 87 КБ Word .docx, 38 КБ PDF для печати .pdf, 125 КБ

Частые вопросы

Чем карточка отличается от путевого листа?

Путевой лист оформляется на каждую смену и выдаётся водителю. Карточка учёта работы — сводка путевых листов одной машины за месяц: по строке на число и итоги внизу. Путевой лист — первичный документ, карточка — учётный. Про путевой лист подробно — в статье «Путевой лист спецтехники».

Что считать простоем?

Время, когда машина могла работать по графику, но не работала: ремонт, ТО, ожидание запчастей, нет заявки, нет водителя, погода. Выходные по графику отмечайте отдельной причиной, чтобы они не портили картину. Подробнее о том, как считать простои, — в словаре: простой.

Зачем моточасы в карточке автомобиля?

Если на машине есть счётчик моточасов — у автокранов, бетоносмесителей, мусоровозов, машин с гидроманипулятором, — по моточасам идёт ТО навесного оборудования. При работе на месте пробег почти не растёт, а двигатель работает часами.

Как посчитать средний расход топлива за месяц?

Формула уже стоит в итогах: всё топливо за месяц, делённое на пробег за месяц, умноженное на 100. Сравнивайте его с нормой расхода, принятой в организации, и с соседними машинами того же класса.

Как это выглядит в приложении «Бортовой»?

Водитель говорит или пишет в чат машины пробег, моточасы и заправку. Помощник раскладывает сообщение в записи: показания счётчика по дням, заправки, ремонты и дефекты в одной ленте машины. Руководитель видит весь парк таблицей в кабинете на компьютере. Помощник может ошибиться — запись всегда можно поправить.

Попробуйте на своей технике

Бесплатно. Регистрация за минуту — через Google, Apple или Яндекс. Сказал — записано.

Загрузите вApp Store Доступно вGoogle Play Открыть в браузере