От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Путевой лист спецтехники: формы ЭСМ-2 и ЭСМ-3, обязательные реквизиты и образец

Нужен ли путевой лист экскаватору, который весь месяц копает котлован и никуда не выезжает? Ответ зависит не от типа машины, а от того, что она делает: путевой лист — документ дорожного движения и перевозок. В статье — когда лист обязателен, а когда достаточно рапорта ЭСМ-3 и журнала ЭСМ-6, чем отличаются формы ЭСМ-2 и ЭСМ-3, какие реквизиты обязательны, образец заполнения с проверкой цифр, восемь ошибок и что сейчас с электронным путевым листом.

Когда спецтехнике нужен путевой лист, а когда достаточно рапорта

Вопрос, с которого начинается почти каждый разговор о путевых листах на спецтехнику: нужен ли он экскаватору, который весь месяц копает котлован и никуда не выезжает? Ответ зависит не от типа машины, а от того, что она делает.

Разделительная линия проходит здесь: путевой лист — документ дорожного движения и перевозок. Он нужен, когда машина выходит на дороги общего пользования или перевозит грузы либо пассажиров. Если самоходная машина весь день работает внутри огороженной площадки заказчика и на дороги не выезжает, обязанность оформлять путевой лист в общем случае не возникает — там работают внутренние документы: рапорт о работе строительной машины (форма ЭСМ-3) и журнал учёта работы машин ЭСМ-6.

Практический вывод для парка: если техника хотя бы иногда выезжает на дороги своим ходом, проще ввести путевой лист как обычную ежедневную практику, чем каждый раз решать, нужен он сегодня или нет. Порядок стоит закрепить приказом по организации — какие машины и в каких случаях оформляют лист, кто его выдаёт и кто принимает. Этот же приказ снимает вопросы при проверке.

Формы ЭСМ-2 и ЭСМ-3: в чём разница

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 — тем же документом, что и вся серия ЭСМ. Их регулярно путают, хотя задачи у них разные.

Как и все унифицированные формы, ЭСМ-2 и ЭСМ-3 с 1 января 2013 года не обязательны в качестве именно этих бланков: организация вправе разработать свою форму. Но с путевым листом есть важная оговорка, которой нет у остальных форм: для путевого листа отдельно установлен перечень обязательных реквизитов. Свою форму разработать можно, а вот выкинуть из неё обязательные реквизиты — нельзя.

Обязательные реквизиты путевого листа

Состав обязательных реквизитов путевого листа установлен действующим приказом Минтранса России и периодически уточняется — последние изменения касались электронного путевого листа и порядка проставления отметок. Актуальную редакцию имеет смысл проверить перед тем, как утверждать свою форму приказом.

Смысловой состав реквизитов устойчив и выглядит так:

• Сведения о сроке действия путевого листа — дата или период, на который он выдан.
• Сведения о лице, оформившем путевой лист — наименование и организационно-правовая форма, адрес, номер телефона, ИНН перевозчика или владельца машины.
• Сведения о транспортном средстве — тип, марка и модель, государственный регистрационный номер, показания одометра или счётчика при выезде и при возврате, дата и время выезда и возвращения.
• Сведения о водителе — фамилия, имя, отчество, данные водительского удостоверения, дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.
• Сведения о перевозке — вид сообщения и вид перевозки.
• Отметка о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства с датой, временем и подписью контролёра.

Две отметки — о медицинском осмотре водителя и о контроле технического состояния — это то, из-за чего путевой лист чаще всего признают недействительным при проверке. Формально заполненный лист без штампа медработника не работает.

Номер и дата путевого листа проставляются в порядке, установленном организацией: нумерация должна быть непрерывной, а порядок закрепляется тем же приказом, которым утверждена форма.

Образец заполнения путевого листа

Смена гусеничного экскаватора, работающего у заказчика по договору.

Обратите внимание на две пары цифр, которые проверяются друг через друга. Первая — счётчик и время: с 07:40 до 18:10 машина была в наряде 10,5 часа, а счётчик вырос на 9 моточасов. Разница нормальна: счётчик считает работу двигателя, а не присутствие на объекте. Если же счётчик вырос на 12 часов при десяти с половиной в наряде — это повод разбираться, а не подписывать.

Вторая пара — топливо: 120 остаток плюс 130 выдано минус 122 остаток = 128 литров фактического расхода при норме 14,5 л на моточас и наработке 9 моточасов, то есть 130,5 л по норме. Отклонение минус 2,5 литра — в пределах нормального. Отклонение в плюс на 15–20 литров смену за сменой — это уже либо неисправность, либо слив.

Путевой лист живёт один день и уезжает в папку. Посчитать по стопке листов наработку за месяц или расход топлива по машине можно только вручную — поэтому и появился отдельный журнал ЭСМ-6, который эту стопку сводит.

В «Бортовом» наработка, топливо и простои копятся в журнале машины сами: машинист сообщает их голосом из кабины, и запись встаёт в ленту с датой и автором. Лист при этом остаётся тем, чем и должен быть — документом для дороги, а месячная сводка не собирается заново в последний день.

Как вести журнал ЭСМ-6

Как заполнять: порядок действий

1. Выписывайте лист до выезда, а не после возврата. Лист, оформленный вечером, не выполняет свою основную функцию — он должен быть у машиниста в кабине во время работы.
2. Заполните реквизиты полностью. Перевозчик с ИНН и адресом, тип и марка машины, регистрационный или инвентарный номер, машинист с данными удостоверения, срок действия. Пропущенный ИНН — формальный, но реальный повод для замечания.
3. Впишите задание до выезда: заказчик и объект как в договоре, что делать, в каких единицах и сколько по плану. Факт заполняется по возврату.
4. Проставьте отметку о предрейсовом медосмотре — с датой, временем, подписью и штампом медработника. Без неё лист недействителен.
5. Проставьте отметку о предрейсовом контроле технического состояния — с датой, временем и подписью контролёра. Это вторая обязательная отметка, и её пропускают чаще первой.
6. Снимите показания счётчика при выезде и запишите остаток топлива в баке. Наработка за смену посчитается сама из выезда и возврата.
7. По возврату запишите показания счётчика, остаток топлива и время, проставьте простой с причиной. Проверьте, что наработка по счётчику не превышает время в наряде.
8. Заполните факт по заданию и, если работа предъявляется заказчику, получите отметку его представителя.
9. Сдайте лист диспетчеру — механик при этом принимает машину. Хранятся путевые листы не менее пяти лет.
10. Перенесите данные в журнал ЭСМ-6: часы, простой, наработка и топливо за месяц собираются из ежедневных листов.

Типичные ошибки

1. Нет отметки о предрейсовом медосмотре или контроле ТС

Самая дорогая ошибка: лист заполнен полностью, но без одной из двух обязательных отметок он не выполняет свою функцию при проверке. Проставлять их надо реально, а не пачкой на неделю вперёд — датированная задним числом отметка хуже её отсутствия.

2. Лист оформляется после возврата

Смысл путевого листа в том, что он существует во время работы, а не описывает её потом. Пачка листов, заполненная в конце недели, — это документ о том, что кто-то помнит примерный распорядок, и не более.

3. Показания счётчика не снимаются

Выезд и возврат оставляют пустыми или пишут «по факту». В результате нельзя посчитать ни наработку за смену, ни расход топлива на моточас, а месячный журнал остаётся без базы.

4. Наработка по счётчику больше времени в наряде

Классический признак того, что цифры проставлены не глядя: машина не может отработать двенадцать моточасов за десять часов в наряде. Такая пара цифр обнуляет доверие ко всему листу.

5. Заказчик и объект указаны не как в договоре

При сверке справки о выполненных работах с путевыми листами каждое расхождение в названии — раунд уточнений, а иногда и повод не принять часы к оплате.

6. Не заполнен простой или он без причины

Простой — самая полезная колонка для управления парком: сведённый за месяц, он показывает, где теряются деньги. Пустая или «прочее» превращает эту информацию в ноль.

7. Топливо записывается только выданное

Без остатков на выезде и возврате фактический расход не считается, и норма ни с чем не сверяется. Три цифры вместо одной занимают те же десять секунд.

8. Нумерация листов с пропусками

Непрерывная нумерация — не формальность: по ней видно, что ни один лист не потерялся и ни один не появился задним числом. Порядок нумерации закрепляется приказом вместе с формой.

Электронный путевой лист

Электронный путевой лист официально существует: формат электронного документа и порядок его оформления определены нормативно, а обмен идёт через государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Электронный лист приравнен к бумажному, а отметки о медосмотре и контроле технического состояния проставляются в электронном виде теми же лицами, что и на бумаге.

Для парка спецтехники практическая картина на сегодня такая: переход имеет смысл там, где машины регулярно ходят по дорогам общего пользования и объём листов измеряется сотнями в месяц. Для парка, где техника в основном работает на площадках, а на дороги выходит эпизодически, бумажный или печатный лист по утверждённой приказом форме остаётся нормальным решением — при условии, что он оформляется до выезда и с обеими отметками.

Независимо от формы листа отдельно стоит вопрос учёта наработки. Путевой лист по своей природе однодневный: он отвечает на вопрос про одну смену и уезжает в папку. Именно поэтому наработка и расход дублируются в журнале ЭСМ-6 и в бортовом журнале, откуда они уже идут в график ППР.

Что дальше

Путевой лист — документ одной смены. Данные из него живут дальше: часы и наработка уходят в журнал ЭСМ-6 за месяц, оттуда — в график ППР, где по интервалам класса техники считается дата следующего ТО. Замечания, найденные при предрейсовом контроле, попадают в дефектную ведомость, а из неё — в заявку на запчасти. При смене машиниста оформляется акт приёма-передачи. Порядок оформления листов, нумерацию и перечень машин, для которых они обязательны, стоит закрепить в положении о ТО и ППР или отдельным приказом. Готовые бланки — в разделе шаблонов, термины — в словаре ТОиР.

Частые вопросы