От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Учёт спецтехники для аренды: наработка и состояние

Арендной технике нужен учёт, который фиксирует моточасы и состояние в момент выдачи и возврата. В Бортовом это делается голосом в чате машины: показание, замечания, фото. Потом при споре с арендатором под рукой хронология, а не память механика. Первый месяц — бесплатно, весь парк и все возможности.

Где рождаются споры с арендатором

Арендодатель живёт на наработке и на состоянии машины. Спор почти всегда один из трёх:

1. Сколько моточасов реально отработано за срок аренды.
2. Была ли вмятина или течь до выдачи.
3. Кто платит за поломку: износ или эксплуатация.

Без записи на момент передачи доказать что-либо трудно. Арендатор говорит «так и было», а у вас в блокноте цифра от прошлой недели.

Как обычно ведут и что не работает

• Акт на бумаге. Лежит в папке у менеджера, механик его не видит, фото приложено «где-то в мессенджере».
• Таблица парка. Строка на машину, но показание обновляется, когда кто-то вспомнит.
• Звонки механику. Ответ получаете устно, и записи нет.

Для арендного бизнеса это прямой риск: чем больше машин в разных местах, тем дороже каждая неучтённая запись.

Как это работает в Бортовом

Чат машины становится общей хронологией. Примеры из жизни парка:

• «Экскаватор отдаём арендатору, моточасы четыре тысячи восемьсот двадцать» — показание в день выдачи.
• «Приёмка: царапина на левой стреле, фото прикладываю» — запись с фото.
• «Вернули, моточасы четыре тысячи девятьсот пять» — показание на возврате, разницу видно в хронологии по дням.
• «После возврата течёт гидроцилиндр ковша» — дефект, подсвеченный до закрытия.

Приёмку и сдачу можно вести по чек-листу в разделе «Осмотры». Показание можно взять и с фото счётчика: фото останется в записи, а число надёжнее назвать голосом. Шаблон акта смотрите в статье акт приёма-передачи техники и в шаблонах.

ТО во время аренды тоже под контролем: регламент по моточасам напомнит заранее, и вы успеете назначить обслуживание до выхода из срока.

Важно: приложение ведёт учёт и хронологию, а не расчёты с арендаторами и не договоры. Выгрузки и интеграции, например с 1С, подключаем по запросу под ваш парк.

Что записать в день выдачи и возврата

Короткий порядок на любой машине:

1. Показание счётчика (голосом или фото счётчика).
2. Видимые повреждения с фото со всех сторон.
3. Уровни жидкостей и состояние навесного.
4. Кто принял и когда: имя видно по записи в чате.

На возврате те же четыре пункта. Разница по моточасам и разница в состоянии видны в одной ленте, и вам не нужно собирать данные из разных мест. Для аргументов в споре это сильнее, чем фраза «мы же договаривались».

Такая дисциплина работает и в обратную сторону: если вы арендуете технику, то фиксация при приёмке защищает вас от претензий к состоянию, которого не было.

Кому подходит

Компаниям, которые сдают технику в аренду, и тем, кто арендует сам и хочет вести фиксацию состояния при приёмке. Одного человека на машинах хватит: основная работа делается голосом. Подробнее — на странице программа учёта спецтехники.

Частые вопросы

Читайте также

• Программа учёта сельхозтехники
• Механики не ведут учёт техники: почему и что делать
• ТО-1, ТО-2, ТО-3: что входит и через сколько моточасов