От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Учёт ГСМ спецтехники

Учёт ГСМ по каждой машине можно вести без датчиков уровня топлива, если заправку записывать в момент заправки вместе с показанием счётчика. В Бортовом водитель или заправщик говорит в чат машины «заправил 180 литров, на счётчике 4 820», и запись ложится в историю машины. Из пар «литры + моточасы» видно фактический расход, а руководитель спрашивает помощника парка, сколько заправили за неделю.

Почему топливо теряется в учёте, а не в баке

Расход ГСМ — одна из крупнейших статей затрат на технику, и при этом самая плохо учитываемая. Причина не в воровстве, а в разрыве: заправка происходит на объекте, у топливозаправщика или на АЗС, а учёт — в офисе, по ведомостям и чекам через несколько дней.

Без показания счётчика в момент заправки литры ни с чем не сравнить. «Заправили 200 литров» само по себе ничего не говорит: это много для одной смены или нормально для трёх? Ответ появляется только рядом с наработкой.

Как ведут учёт топлива обычно

• Путевые листы и ведомости. Классика, и для автотранспорта обязательна. Но в ведомости литры часто вписывают задним числом, а показание счётчика — «примерно». Шаблон путевого листа и разбор заполнения — в статье путевой лист спецтехники.
• Excel у диспетчера. Собирает чеки и ведомости, сводит по машинам. Работает, если всё доходит. Обычно доходит с опозданием, а часть чеков теряется.
• Топливные карты. Точно показывают, сколько и где залили на АЗС, но не знают моточасов и не видят заправку из бочки или топливозаправщика на объекте.
• Датчики уровня топлива. Точный инструмент, но дорогой в установке и обслуживании, и на старой технике ставится не везде.

Каждый способ отвечает на свою часть вопроса, а целой картины «сколько залили, сколько отработала, сколько вышло на час» нет.

Как записывается заправка в Бортовом

Человек у машины говорит одну фразу, и помощник раскладывает её в запись заправки с литрами и показанием счётчика. Примеры, как это звучит в жизни:

• «Заправил 180 литров, на счётчике 4 820» — заправка, моточасы обновлены.
• «Самосвал, залили 300 литров на трассе, пробег 112 450, чек приложу» — заправка с километрами и фото чека.
• «Из бочки дали 60 литров, машина на объекте, моточасы 2 315» — заправка, которую топливная карта не увидела бы.
• «Добавил два литра гидравлики, течь у цилиндра ковша» — расход масла плюс открытый дефект.

Если помощник сомневается в цифре, он переспросит в чате: «180 литров или 18?». Ошибочную запись можно поправить. На дальнем объекте без связи записи копятся в телефоне и уходят при появлении сети.

Как увидеть перерасход

Перерасход — это разница между фактическим расходом и нормой для этой машины на этих работах. В Бортовом у каждой машины в ленте рядом стоят заправки и показания счётчика по датам. По двум соседним заправкам видно, сколько литров ушло на моточас или на 100 км: при заправке до полного бака литры второй заправки делятся на разницу показаний счётчика.

Дальше сравнение с ориентиром. Нормы и способы их расчёта по типам техники разобраны в статье нормы расхода топлива спецтехники. Если экскаватор стабильно уходит выше своего ориентира на 15–20% — это повод проверить топливную аппаратуру, режим работы или саму заправку.

Руководитель не листает ленты по одной. Он спрашивает помощника парка обычными словами:

• «Сколько заправили колонну за неделю?»
• «По каким машинам больше всего топлива за месяц?»

Помощник отвечает по записям, которые уже есть в системе.

Кому это подходит

Парку, где техника заправляется в разных местах: на АЗС, из топливозаправщика, из бочки на объекте. Строительным и транспортным компаниям, которым нужен расход по каждой машине, а не общая цифра по складу ГСМ. Частнику, который хочет понимать, сколько стоит час работы своего погрузчика. Если у вас уже стоят датчики или топливные карты, Бортовой их не заменяет, а добавляет то, чего им не хватает: показание счётчика и комментарий человека у машины. Подключение 1С и систем мониторинга — по запросу под ваш парк. Остальные возможности — в обзоре программы учёта спецтехники.

Частые вопросы

Читайте также

• Как выбрать программу учёта спецтехники
• Программа учёта моточасов