От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Акт приёма-передачи спецтехники: бланк в Excel

Документ на случай, когда машина переходит из рук в руки: смена водителя, выход из вахты, передача в аренду, отправка в ремонт или возврат с объекта. Файл фиксирует наработку, уровень топлива, состояние по шестнадцати узлам и комплектность, а внизу формулами считает, сколько позиций осмотрено, у скольких замечания и сколько неисправно.

Смысл акта простой: после подписи стороны не имеют претензий по недостаткам, которые в нём не отражены. Поэтому чем подробнее осмотр в момент передачи, тем меньше споров через месяц — особенно при аренде и вахтовой смене экипажей.

Форма акта свободная, законом она не утверждена. В бланке собраны реквизиты, которые обычно спрашивают: стороны, основание передачи, идентификация техники, наработка, топливо, состояние узлов и комплектность.

Что внутри файла

Лист «Шапка акта»

• Организация, номер акта, дата и время передачи, основание — смена водителя, выход из вахты, аренда, ремонт.
• Передающая и принимающая стороны: ФИО и должность.
• Техника: марка и модель, инвентарный ID, госномер, VIN или номер рамы, год выпуска.
• Наработка на момент передачи и её единица (моточасы или километры), уровень топлива в баке в литрах, место передачи.

Лист «Осмотр по узлам — 16 позиций»

• Колонки: узел или система, что проверяют, состояние, описание замечания, отметка о фото.
• Состояние — выпадающий список: «Норма», «Замечание», «Неисправно». «Норма» подсвечивается зелёным, «Неисправно» — красным, вся строка при этом выделяется.
• Внизу три счётчика формулами: позиций осмотрено, из них с замечаниями, из них неисправно.
• Отдельной строкой правило: позиции со статусом «Неисправно» переносятся в дефектную ведомость и в заявку на запчасти, иначе они теряются между сменами.

Лист «Комплектность и документы — 14 позиций»

• Колонки: позиция комплектности, норма, факт, наличие, примечание. Наличие «Нет» подсвечивается красным.
• Внизу формула считает, сколько позиций отсутствует.
• Сюда попадают ключи, документы, инструмент, огнетушитель, аптечка, знак аварийной остановки, навесное оборудование.

Лист «Подписи сторон»

• Готовая формулировка: техника передана с указанной наработкой, замечаниями и комплектностью, претензий по не отражённым в акте недостаткам стороны не имеют.
• Три строки подписей: сдал, принял, механик или ответственный за выпуск.

Формулы, которые уже стоят в файле

Их не нужно писать самому — они работают из коробки. Листы не защищены паролем, формулы видны и правятся.

• Номер позиции подставляется сам: =IF($B22="","",ROW()-21)
• Позиций осмотрено: =COUNTIF($D$22:$D$37,"<>")
• Из них с замечаниями: =COUNTIF($D$22:$D$37,"Замечание")
• Из них неисправно: =COUNTIF($D$22:$D$37,"Неисправно")
• Позиций комплектности отсутствует: =COUNTIF($E$47:$E$60,"Нет")

Превью: как это выглядит в файле

Лист «Акт», блок осмотра, фрагмент. В самом файле строк больше, шапка закреплена, печать настроена на А4.

Как пользоваться

Когда шаблон перестанет справляться

Честно, чтобы вы не удивлялись через полгода. Excel хорошо держит первые месяцы и небольшой парк, а дальше упирается в четыре вещи.

Все четыре упираются в одно: таблицу заполняет человек, который в этот момент стоит у машины. В приложении «Бортовой» каждая единица техники — отдельный чат: механик наговаривает голосом, что сделал, и запись сама встаёт в журнал вместе с наработкой, фото и временем. Подробнее — в разделе про электронный бортовой журнал.

Похожие шаблоны

Все тринадцать файлов — на странице «Шаблоны для учёта спецтехники».

Статья по теме

Читать подробно — «Акт приёма-передачи спецтехники»: что проверять при передаче машины водителю или в аренду и как описывать замечания.

Частые вопросы