От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Заявка на запчасти для спецтехники: бланк в Excel

Бланк для механика или инженера участка, который устал от переписки «а на какую машину?» и «а номер детали какой?». В заявке двадцать две позиции, у каждой машина, наработка, узел, каталожный номер, количество, цена и основание. Сумма по строке, итог и разбивка по срочности считаются формулами.

Заявка, которую снабжению не приходится уточнять, отличается от обычной тремя полями: каталожный номер, основание потребности и срочность. Первое избавляет от подбора наугад, второе объясняет, зачем это нужно, третье говорит, что купить сегодня, а что в следующую закупку.

На отдельном блоке в файле расписан маршрут согласования: кто заявитель, кто проверяет технически, кто ищет поставщика, кто согласует деньги и кто принимает. Это тот случай, когда написанный на бумаге порядок экономит недели.

Что внутри файла

Лист «Шапка заявки»

• Организация, подразделение или участок, номер заявки, дата.
• Заявитель с должностью и контактом — чтобы снабжение звонило сразу тому, кто заявку писал.
• Требуемый срок поставки, куда доставить (адрес и номер склада), согласующий.

Лист «Позиции заявки — 22 строки»

• Колонки: машина (ID и модель), наработка, узел или система, каталожный номер, наименование, единица, количество, цена, сумма, срочность, основание, статус.
• Номер позиции подставляется сам, как только заполнено наименование.
• Срочность — выпадающий список A/B/C, строки приоритета A подсвечиваются красным. Статус — «Новая», «В закупке», «Получено»; полученные позиции подсвечиваются зелёным.
• Условное форматирование ловит частую ошибку: заполнено наименование, но пустой каталожный номер — строка подсвечивается.

Лист «Итоги и разбивка по срочности»

• Позиций в заявке и ИТОГО по заявке в рублях — формулами.
• Таблица по срочности: сколько позиций и на какую сумму приходится на A, B и C, с расшифровкой каждого уровня.
• A — машина стоит или работать на ней опасно, нужно сегодня-завтра, допустима переплата. B — машина работает с ограничением или подходит срок ТО, срок до двух недель. C — запас и плановая замена в следующем ТО.

Лист «Маршрут согласования и подписи»

• Пять шагов с ответственными: заявитель, технический контроль (главный инженер), снабжение, финансовое согласование, приёмка кладовщиком.
• Четыре строки подписей: заявитель, главный инженер, снабжение, руководитель.

Формулы, которые уже стоят в файле

Их не нужно писать самому — они работают из коробки. Листы не защищены паролем, формулы видны и правятся.

• Сумма по позиции: =IF(OR($H16="",$I16=""),"",ROUND($H16*$I16,2))
• Позиций в заявке: =COUNTIF($F16:$F37,"<>")
• ИТОГО по заявке: =IF(SUM($J16:$J37)=0,"",SUM($J16:$J37))
• Позиций срочности A: =COUNTIF($K$16:$K$37,$A43)
• Сумма по срочности A: =SUMIF($K$16:$K$37,$A43,$J$16:$J$37)

Превью: как это выглядит в файле

Лист «Заявка», фрагмент. В самом файле строк больше, шапка закреплена, печать настроена на А4.

Как пользоваться

Когда шаблон перестанет справляться

Честно, чтобы вы не удивлялись через полгода. Excel хорошо держит первые месяцы и небольшой парк, а дальше упирается в четыре вещи.

Все четыре упираются в одно: таблицу заполняет человек, который в этот момент стоит у машины. В приложении «Бортовой» каждая единица техники — отдельный чат: механик наговаривает голосом, что сделал, и запись сама встаёт в журнал вместе с наработкой, фото и временем. Подробнее — в разделе про электронный бортовой журнал.

Похожие шаблоны

Все тринадцать файлов — на странице «Шаблоны для учёта спецтехники».

Статья по теме

Читать подробно — «Заявка на запчасти для спецтехники»: как составить заявку, чтобы снабжение не переспрашивало, и как выстроить маршрут согласования.

Частые вопросы