От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Дефектная ведомость на спецтехнику: бланк в Excel

Документ, который составляют после осмотра машины перед ремонтом: что неисправно, почему, что с этим делать и во что это обойдётся. Файл считает сумму по каждой позиции, итог по запчастям, итог по работам через трудоёмкость и стоимость нормо-часа, общую сумму по ведомости и разбивку по трём приоритетам.

Ведомость нужна в трёх ситуациях: обосновать ремонт перед руководством, передать объём работ подрядчику и списать узлы, которые восстановлению не подлежат. Во всех трёх случаях спрашивают одно и то же — перечень, причины и сумма.

Единой утверждённой формы дефектной ведомости нет: это внутренний документ, и организация вправе составить его в свободной форме. Бланк в файле собран по тому, что обычно требуют — от реквизитов техники и основания осмотра до подписей комиссии.

Что внутри файла

Лист «Шапка ведомости»

• Организация, подразделение, номер ведомости, дата составления (подставляется формулой TODAY).
• Техника: марка и модель, инвентарный или внутренний ID, VIN или номер рамы, год выпуска.
• Наработка на дату осмотра и единица наработки — моточасы или километры.
• Основание осмотра: плановый осмотр перед ремонтом, отказ, приёмка из аренды, подготовка к списанию.

Лист «Перечень дефектов — 25 строк»

• Колонки: узел или агрегат, описание дефекта, причина, решение, запчасти и материалы, количество, цена, сумма, трудоёмкость в часах, приоритет.
• Номер позиции подставляется сам, как только заполнено описание дефекта.
• Приоритет — выпадающий список A/B/C с условным форматированием: строка приоритета A подсвечивается красным.
• Колонка «Решение» — тоже список: ремонт, замена, регулировка, списание. Значение «Списание» подсвечивается.

Лист «Итоги и разбивка»

• Итого запчасти и материалы, итого трудоёмкость в часах, стоимость нормо-часа (по умолчанию 1500 рублей), итого работы, ВСЕГО по ведомости.
• Таблица разбивки по приоритетам: сколько позиций, на какую сумму запчастей и с какой трудоёмкостью приходится на A, B и C — с расшифровкой, что означает каждый приоритет.

Лист «Подписи комиссии»

• Заключение комиссии готовой формулировкой и четыре строки подписей: председатель комиссии (главный инженер), механик участка, начальник участка, материально ответственное лицо.

Формулы, которые уже стоят в файле

Их не нужно писать самому — они работают из коробки. Листы не защищены паролем, формулы видны и правятся.

• Сумма по позиции: =IF(OR($G18="",$H18=""),"",ROUND($G18*$H18,2))
• Итого запчасти и материалы: =IF(SUM($I18:$I42)=0,"",SUM($I18:$I42))
• Итого работы = трудоёмкость × стоимость нормо-часа: =IF(OR($J44="",$J45=""),"",ROUND($J44*$J45,2))
• ВСЕГО по ведомости: =SUM($I43,$J46)
• Сумма запчастей по приоритету A: =SUMIF($K$18:$K$42,$A51,$I$18:$I$42)

Превью: как это выглядит в файле

Лист «Ведомость», фрагмент. В самом файле строк больше, шапка закреплена, печать настроена на А4.

Как пользоваться

Когда шаблон перестанет справляться

Честно, чтобы вы не удивлялись через полгода. Excel хорошо держит первые месяцы и небольшой парк, а дальше упирается в четыре вещи.

Все четыре упираются в одно: таблицу заполняет человек, который в этот момент стоит у машины. В приложении «Бортовой» каждая единица техники — отдельный чат: механик наговаривает голосом, что сделал, и запись сама встаёт в журнал вместе с наработкой, фото и временем. Подробнее — в разделе про электронный бортовой журнал.

Похожие шаблоны

Все тринадцать файлов — на странице «Шаблоны для учёта спецтехники».

Статья по теме

Читать подробно — «Дефектная ведомость на спецтехнику»: порядок заполнения, кто подписывает и как обосновать ремонт перед руководством.

Частые вопросы