От создателей Бортового — журнала техники, который ведётся голосом

Как вести учёт спецтехники в организации

Учёт спецтехники держится на пяти данных по каждой машине: наработка, ТО, ремонты, расход топлива и открытые неисправности. Назначьте одного ответственного за парк, а запись делайте в момент события. Документы вторичны: сначала факты, потом отчёты и ведомости.

Что учитывать по каждой машине

Кто за что отвечает

• Водитель или машинист. Сообщает показание, неисправность, заправку.
• Механик. Фиксирует ремонты и ТО, закрывает дефекты.
• Руководитель участка. Смотрит открытые дефекты и ближайшие ТО.
• Снабженец. Работает с заявками на запчасти.
• Ответственный за учёт. Следит, чтобы записи не отставали, и проверяет полноту раз в неделю.

Когда ответственный не назначен, учёт ведётся как придётся: показания обновляют перед проверкой.

Пример карточки одной машины

Фронтальный погрузчик: наработка 6 210 моточасов на сегодня, последнее ТО-2 на 6 000, следующее на 6 500. Открытый дефект: подтекает цилиндр стрелы, обнаружен вчера, ответственный механик назначен. Заявка на манжеты оформлена. Такой набор из пяти строк даёт руководителю ответ на главный вопрос: можно ли ставить машину на смену, и что с ней делать. Если карточку приходится собирать из трёх источников, учёт пока не настроен.

Какие документы нужны

Состав документов зависит от вашей отрасли и внутренних правил, поэтому проверяйте требования у своей службы. Практически полезны:

• журнал учёта наработки и ТО;
• акт приёма-передачи техники (пример);
• дефектная ведомость (как составить);
• заявка на запчасти;
• путевой лист для техники, где он применяется (разбор).

Типичные провалы в учёте

• Учёт для проверки. Данные обновляют перед визитом инспектора, а в остальное время они устаревают.
• Один хранитель. Всё знает один механик, и вместе с ним уходит история.
• Разные места. Моточасы в таблице, ремонты в тетради, заявки в мессенджере. Склеить картину по машине невозможно.
• Слишком много полей. Чем длиннее форма, тем реже её заполняют.

Лекарство общее: одно место для всех данных, короткая запись, понятный ответственный и недельная сверка свежести. Если по какой-то машине нет записей десять дней, это повод позвонить, а не ждать отчёта.

Чек-лист: простой порядок

1. Составьте полный список техники с номерами.
2. По каждой машине зафиксируйте текущую наработку.
3. Определите интервалы ТО по руководству производителя.
4. Назначьте ответственного.
5. Договоритесь, что запись делается в день события.
6. Раз в неделю сверяйте: у кого нет свежих показаний.
7. Раз в месяц смотрите повторяющиеся поломки.

Как вести дальше

Если хочется, чтобы эти данные собирались сами, а не переписывались руками, в Бортовом каждая машина — отдельный чат. Механик или водитель говорит: «Экскаватор, четыре тысячи восемьсот двадцать моточасов, заменили фильтр», и приложение раскладывает фразу по записям. Помощник может переспросить, а запись можно поправить. Первый месяц — бесплатно, весь парк и все возможности. Дальше смотрите страницы программа учёта спецтехники и функции, а готовый журнал в Excel лежит в шаблонах.

Частые вопросы

Читайте также

• Механики не ведут учёт техники: почему и что делать
• ТО-1, ТО-2, ТО-3: что входит и через сколько моточасов
• Учёт ГСМ спецтехники